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有效的資源管理是任何成功業(yè)務(wù)的關(guān)鍵組成部分，但對(duì)于交付客戶工作的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)尤其重要。為什么？好吧，當(dāng)您一次處理多個(gè)項(xiàng)目并且有嚴(yán)格的客戶截止日期時(shí)，有效的資源管理將成為您工作的核心。

想要從提高團(tuán)隊(duì)透明度、最大限度地提高效率并防止倦怠中獲得好處嗎？它首先要檢查您的資源管理問(wèn)題。

我們知道這可能很困難 - 特別是如果您資源不足或人員不足 - 但花時(shí)間組織，監(jiān)控和優(yōu)化團(tuán)隊(duì)中的流程將使您為現(xiàn)在和未來(lái)的成功做好準(zhǔn)備。

在這篇文章中，我們將深入研究我們遇到的一些最普遍的資源管理問(wèn)題，并闡明如何正面解決這些問(wèn)題。

1. 在多個(gè)項(xiàng)目之間平衡資源

在一個(gè)理想的世界里，我們一次只做一個(gè)項(xiàng)目，能夠把所有的時(shí)間和精力都投入到這個(gè)項(xiàng)目上。不幸的是，情況通常并非如此。現(xiàn)實(shí)情況是，面向客戶的企業(yè)通常一次管理多個(gè)項(xiàng)目，并且必須在不同的客戶和項(xiàng)目之間分配時(shí)間。

說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，對(duì)吧？

這里有幾種方法可以確定多個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，而不會(huì)完全陷入困境。

確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)的提示：

• 及時(shí)了解團(tuán)隊(duì)中可用的不同技能級(jí)別、資格、能力和能力。 當(dāng)您對(duì)資源有鳥瞰圖時(shí)，可以更輕松地選擇為不同項(xiàng)目分配的人員和內(nèi)容。
• 根據(jù)整體業(yè)務(wù)目標(biāo)而不是短期勝利來(lái)確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。 當(dāng)您了解大局并將業(yè)務(wù)目標(biāo)放在首位和中心位置時(shí)，就更容易確保您的優(yōu)先事項(xiàng)清晰。
• 留出時(shí)間確定最重要的項(xiàng)目，并與您的業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致。一旦你知道這些項(xiàng)目是什么，以及有多少時(shí)間將花在它們上面，你就可以看看那些不那么緊迫的項(xiàng)目，并從那里確定優(yōu)先級(jí)。
• 請(qǐng)記住，特定項(xiàng)目以外的其他工作也會(huì)占用時(shí)間。 始終牢記資源容量，并記住要考慮到員工從事除項(xiàng)目以外的其他活動(dòng)，例如日常任務(wù)，例如如果新員工是經(jīng)理，則為新員工入職，回復(fù)內(nèi)部電子郵件等。
• 不要害怕說(shuō)“不”。如果一個(gè)不符合團(tuán)隊(duì)優(yōu)先事項(xiàng)的請(qǐng)求，并且你真的沒(méi)有足夠的帶寬來(lái)完成它，那么只需說(shuō)“不”，就可以為你的團(tuán)隊(duì)節(jié)省很多壓力和額外的工作。

試用 Teamwork 的工作負(fù)載規(guī)劃器

我們的工作量規(guī)劃器允許您實(shí)時(shí)管理團(tuán)隊(duì)的工作。一目了然，您就可以立即了解整個(gè)團(tuán)隊(duì)的能力。

2. 缺乏資源可見性

經(jīng)常出現(xiàn)的一個(gè)常見資源管理問(wèn)題是缺乏對(duì)資源容量的可見性。對(duì)于交付客戶工作的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，您的員工是您最大的資產(chǎn)，因此您必須充分利用他們的潛力（不要讓他們筋疲力盡）。

如果項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法完全了解誰(shuí)可以處理項(xiàng)目以及誰(shuí)處于產(chǎn)能狀態(tài)，那么他們將在以最有效的方式分配任務(wù)時(shí)遇到問(wèn)題。當(dāng)您缺乏對(duì)資源的可見性時(shí)，這通常意味著您不知道您的團(tuán)隊(duì)將時(shí)間花在哪里，這可能是一個(gè)真正的問(wèn)題。

能夠快速了解每個(gè)客戶正在進(jìn)行的項(xiàng)目非常重要。如果沒(méi)有資源可見性，將很難跨里程碑保持項(xiàng)目進(jìn)度的領(lǐng)先地位，以及如何以及應(yīng)該將資源放置在何處。

需要更高的可見性？以下是您今天可以利用的一些快速提示。

提高資源可見性的提示：

• 建立單一事實(shí)來(lái)源。 您是否有太多的工具和太多的地方來(lái)查找信息？您并不孤單！至關(guān)重要的是，您的整個(gè)團(tuán)隊(duì)必須從一個(gè)工具工作，以便您擁有一個(gè)集中的事實(shí)來(lái)源。每個(gè)人都應(yīng)該在一個(gè)工具中記錄他們?cè)陧?xiàng)目上花費(fèi)的所有時(shí)間 - 不再需要追逐時(shí)間表。
• 隨時(shí)跟蹤進(jìn)度。 相信我們，你未來(lái)的自己會(huì)感謝你！通過(guò)準(zhǔn)確記錄不同項(xiàng)目完成所需的時(shí)間以及在哪里分配了哪些資源，您可以更輕松地預(yù)測(cè)接下來(lái)會(huì)發(fā)生什么以及您需要從團(tuán)隊(duì)那里獲得什么才能完成工作。
• 讓您的團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來(lái)。 如果你想避免瓶頸，重要的是你的隊(duì)友在同一頁(yè)面上。確保他們定期更新和跟蹤他們的時(shí)間，以便您可以清楚地了解各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的可用性，以便您可以適當(dāng)?shù)貫榭蛻魩襞鋫淙藛T。

查看 Teamwork 的資源調(diào)度工具

借助 Teamwork 的資源調(diào)度程序，您將能夠全面了解團(tuán)隊(duì)的容量和可用性，從而可以非常輕松地將合適的人員分配到合適的項(xiàng)目。

3. 設(shè)定不切實(shí)際的最后期限

設(shè)定不切實(shí)際的最后期限可能以多種方式造成損害。這不僅會(huì)導(dǎo)致你的隊(duì)友感到壓力和壓力，無(wú)法按時(shí)完成，而且還可能導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法達(dá)到最高標(biāo)準(zhǔn)。歸根結(jié)底，匆忙完成一個(gè)項(xiàng)目從來(lái)都不是正確的前進(jìn)方向。

為什么這些無(wú)法實(shí)現(xiàn)的最后期限經(jīng)常被設(shè)定？它通常從規(guī)劃過(guò)程的開始開始。例如，您可以查看日歷并設(shè)置一些粗略的截止日期，以確定何時(shí)需要完成工作的不同部分，但也許您忘記了及時(shí)進(jìn)行反饋和編輯。接下來(lái)你知道，你的項(xiàng)目偏離了軌道數(shù)周，這意味著你的團(tuán)隊(duì)需要投入額外的時(shí)間才能讓工作越過(guò)終點(diǎn)線。

管理團(tuán)隊(duì)的工作量并確保最后期限是現(xiàn)實(shí)的和可實(shí)現(xiàn)的，這不僅意味著您的業(yè)務(wù)將能夠?qū)崿F(xiàn)其設(shè)定的目標(biāo)，而且還意味著員工將避免倦怠和壓力。特別是在機(jī)構(gòu)中，倦怠是一個(gè)常見的問(wèn)題，當(dāng)工作量變得如此之大以至于隧道盡頭沒(méi)有光線時(shí)，就會(huì)發(fā)生這種情況。

設(shè)置更現(xiàn)實(shí)的截止日期的提示：

• 在實(shí)際截止日期之前設(shè)置特定的 截止日期。 每個(gè)人都喜歡在截止日期之前有一個(gè)好的截止日期。這是確保您的工作不僅按時(shí)交付，而且符合您為客戶設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)的好方法。在規(guī)劃項(xiàng)目時(shí)設(shè)置內(nèi)部截止日期和外部截止日期。
• 使用清單確保所有可交付成果都已考慮在內(nèi)。 還記得我們之前分享的關(guān)于忘記為幾輪反饋而烘焙時(shí)間的例子嗎？當(dāng)您為不同的項(xiàng)目設(shè)置可重復(fù)的清單時(shí)，您可以輕松地復(fù)制它們以用于將來(lái)的工作，以確保您不遺余力。創(chuàng)建一個(gè)萬(wàn)無(wú)一失的清單，其中包含所有截止日期，并為下一個(gè)項(xiàng)目重復(fù)相同的過(guò)程。
• 檢查沖突的優(yōu)先級(jí)。 花點(diǎn)時(shí)間縮小一下-人們還在做哪些其他大項(xiàng)目，接下來(lái)會(huì)發(fā)生什么？在設(shè)定截止日期之前，請(qǐng)考慮您擁有的所有其他優(yōu)先事項(xiàng)，包括內(nèi)部和外部。
• 安排與您的團(tuán)隊(duì)一起辦理登機(jī)手續(xù)。眾所周知，無(wú)論您多么努力，項(xiàng)目并不總是按計(jì)劃進(jìn)行，瓶頸可能會(huì)蔓延。確保在每日或每周的站立會(huì)議上與您的團(tuán)隊(duì)簽到，并在截止日期到來(lái)時(shí)實(shí)時(shí)訪問(wèn)您的截止日期。

通過(guò) Teamwork 的“項(xiàng)目組合”視圖了解全局

使用我們的“項(xiàng)目組合”視圖，全面了解您的團(tuán)隊(duì)正在處理的所有項(xiàng)目以及每個(gè)項(xiàng)目的位置。這意味著您可以掌握項(xiàng)目到期的時(shí)間，以及您正在處理的客戶，您還可以深入了解您的團(tuán)隊(duì)正在做什么以及他們的工作量是什么樣的。

4. 導(dǎo)致資源問(wèn)題的溝通問(wèn)題

如果您從未經(jīng)歷過(guò)溝通中斷，請(qǐng)舉手。我們的手都放下了，對(duì)吧？我們都在某種溝通中斷中發(fā)揮過(guò)作用，無(wú)論是在個(gè)人生活中還是在職業(yè)生涯中。電線被交叉，電子郵件被遺漏，隨著越來(lái)越多的企業(yè)采用混合或完全遠(yuǎn)程的工作方式，溝通變得更加具有挑戰(zhàn)性。確保您的溝通越來(lái)越重要，因?yàn)楣ぷ髦邪l(fā)生的面對(duì)面互動(dòng)越來(lái)越少。

工作場(chǎng)所的有效溝通很重要，原因有很多。它不僅加強(qiáng)了人際關(guān)系，還意味著犯錯(cuò)的余地更小。沒(méi)有人喜歡告訴客戶，存在導(dǎo)致項(xiàng)目滯后的內(nèi)部溝通問(wèn)題，或者更糟糕的是，有人在關(guān)鍵可交付成果上完全放棄了球。有效溝通的團(tuán)隊(duì)更有可能在同一頁(yè)面上，按預(yù)算和按時(shí)完成項(xiàng)目，并為業(yè)務(wù)帶來(lái)收入。

您可以通過(guò)多種方式在團(tuán)隊(duì)中恢復(fù)溝通。讓我們深入了解一些我們的最愛！

改善團(tuán)隊(duì)溝通的提示：

• 投資項(xiàng)目管理軟件。 這確實(shí)是最好的起點(diǎn)。擁有一個(gè)中心工具，允許您管理從項(xiàng)目，任務(wù)和時(shí)間跟蹤到預(yù)算，資源分配和利用率的所有工作，確保您的團(tuán)隊(duì)始終在同一頁(yè)面上。
• 與您的團(tuán)隊(duì)保持清晰。 溝通問(wèn)題通?？梢詺w結(jié)為信息傳達(dá)方式不清晰。答案并不總是更頻繁地溝通，可能只是使用團(tuán)隊(duì)經(jīng)常使用的工具進(jìn)行更清晰的溝通。
• 牢記信息的媒介。 請(qǐng)記住，每個(gè)人都有不同的溝通風(fēng)格 - 這適用于您的團(tuán)隊(duì)和您的客戶。詢問(wèn)您的團(tuán)隊(duì)什么對(duì)他們最有效，并堅(jiān)持這些渠道。在加入新客戶時(shí)，請(qǐng)確保您決定如何溝通以及何時(shí)溝通。

通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作進(jìn)行協(xié)作

Teamwork 的協(xié)作工具可幫助您集中工作，輕松與團(tuán)隊(duì)溝通，并降低協(xié)作的復(fù)雜性。我們知道不同的團(tuán)隊(duì)喜歡以不同的方式進(jìn)行溝通，這就是為什么有多種方法可以跨團(tuán)隊(duì)合作進(jìn)行溝通，例如消息，聊天，筆記本和文件。 

5. 時(shí)間跟蹤差

讓我們?cè)谶@里現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)，沒(méi)有人喜歡追逐他們的團(tuán)隊(duì)來(lái)花費(fèi)他們的計(jì)費(fèi)時(shí)間，同樣，如果很難做到，沒(méi)有人喜歡跟蹤他們的計(jì)費(fèi)時(shí)間。

當(dāng)人們沒(méi)有適當(dāng)?shù)馗櫵麄兊臅r(shí)間時(shí)會(huì)發(fā)生什么？你猜對(duì)了！這導(dǎo)致了一個(gè)巨大的資源管理問(wèn)題。人們可能認(rèn)為他們有更多的時(shí)間來(lái)完成他們的工作，或者另一方面，當(dāng)一個(gè)人完全在水下時(shí)，某人可能沒(méi)有足夠滿的盤子。這就是為什么在交付客戶工作時(shí)跟蹤您的時(shí)間如此重要的原因 - 如果您經(jīng)常錯(cuò)過(guò)最后期限并且客戶表現(xiàn)不佳，則可能只是沒(méi)有足夠的時(shí)間完成工作。

了解花費(fèi)的時(shí)間以及在哪里度過(guò)對(duì)于管理項(xiàng)目和計(jì)費(fèi)工時(shí)至關(guān)重要。了解員工在每個(gè)項(xiàng)目中投入了多少時(shí)間也意味著您將更好地了解團(tuán)隊(duì)的能力，并確保員工避免倦怠。

這就是實(shí)施時(shí)間跟蹤系統(tǒng)可以真正使您的生活變得更加輕松的地方。一旦你有了工具，你就不會(huì)回頭看你過(guò)去跟蹤時(shí)間的舊方法！

改進(jìn)團(tuán)隊(duì)時(shí)間跟蹤的提示

• 解釋時(shí)間跟蹤的價(jià)值。 確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都了解時(shí)間跟蹤與業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)的重要性。一個(gè)明顯的增值是，它使計(jì)費(fèi)變得輕而易舉。當(dāng)您可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)記錄的時(shí)間生成明細(xì)發(fā)票時(shí)，您可以快速查看您還剩下多少預(yù)算可用于任何給定項(xiàng)目。這對(duì)資源經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理和隊(duì)友來(lái)說(shuō)都是雙贏的。
• 溝通計(jì)費(fèi)工時(shí)與非計(jì)費(fèi)工時(shí)。 確保您的團(tuán)隊(duì)清楚哪些是計(jì)費(fèi)工時(shí)，哪些是不計(jì)費(fèi)工時(shí)。這將防止整個(gè)團(tuán)隊(duì)的混亂，也將有助于揭開時(shí)間跟蹤的神秘面紗，這是朝著讓每個(gè)人都開始這樣做的正確方向邁出的一步。
• 選擇適合您團(tuán)隊(duì)的時(shí)間跟蹤工具。并堅(jiān)持下去！一個(gè)人不應(yīng)該在不同的電子表格中跟蹤他們的時(shí)間，而另一個(gè)人則使用更復(fù)雜的工具。讓每個(gè)人都使用一個(gè)工具，這樣您就可以對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)分配的時(shí)間有一個(gè)有凝聚力。

找到管理資源的最佳方式可能很棘手，因此請(qǐng)花時(shí)間研究適合您業(yè)務(wù)的最佳解決方案。選擇使用資源管理解決方案，可以讓您專注于重要的事情，例如您的團(tuán)隊(duì)和您的客戶！

團(tuán)隊(duì)合作的時(shí)間跟蹤功能

Teamwork的時(shí)間跟蹤功能使您可以輕松跟蹤多個(gè)任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目上花費(fèi)的所有時(shí)間。借助我們的時(shí)間跟蹤功能，您還可以準(zhǔn)確了解項(xiàng)目可能需要多長(zhǎng)時(shí)間，從而使您能夠?qū)Ｗ⒂诟邞?zhàn)略性地管理資源和工作負(fù)載。

這些絕不是當(dāng)今企業(yè)面臨的唯一資源管理問(wèn)題，但我們希望我們已經(jīng)分享了一些有關(guān)如何解決這些常見問(wèn)題的寶貴技巧。至少，在閱讀這篇文章后，您應(yīng)該放心，您并不孤單！

資源管理問(wèn)題在每個(gè)行業(yè)中都會(huì)出現(xiàn)，但作為交付客戶工作的團(tuán)隊(duì)，必須解決這些問(wèn)題，以便您可以建立更高效，更有組織和更有利可圖的業(yè)務(wù)。